
經過職能思維導圖的設計,對職能內容有了清晰、全面地了解,可以進行部門職能說明書的編寫。
對于集團型企業(yè),可以針對下屬企業(yè)進行基于部門職能定位的管控內容的設計。
同樣,基于職能思維導圖可以定期進行職能診斷,對職能工作內容進行檢查,診斷職能的完整性,如財務分析職能是否完整,關鍵的職能項目是否遺漏,其中“資產狀況分析”等財務分析職能是容易遺漏的一項職能;再如預算管理中的資本預算這一關鍵職能,是容易缺失的一項重要的預算管理內容,等等。
一、?部門職能設計
經過職能序列、職能塊與職能業(yè)務活動的分析過程,對部門的職能內容與運作方式則有了比較清晰的了解,在此基礎上,可以進一步進行部門職能的描述。
同樣按照這個職能設計的邏輯過程,對部門職能的描述可以這樣清晰地劃分職能的層次,即“職能序列”對應部門的一級職能,“職能塊”對應部門的二級職能――職能概述概述部分,“職能塊要項”對應部門的三級職能,并通過具體的語句來描述主要內容――職能描述部分,最后形成部門職能匯總表。部門職能匯總表綜合了部門內部各二級機構的主要職能。
職能設計思維導圖與部門職能編寫的對應關系如下圖所示:
圖13:職能設計思維導圖與部門職能應用圖
下表以“會計核算職能”為例,來編寫職能說明書:
部門職能匯總表(以會計核算職能為例):
序號 | 職能概述 | 職能描述 |
---|---|---|
Ⅰ | 內部控制(略) | |
Ⅱ | 會計核算 | |
1 | 成本費用核算 | l?工資性費用及其它期間費用的核算l?工資相關性費用(福利費、工會經費、教育經費、公積金等)核算
l?管理費用、營業(yè)費用等核算與審核 l?成本核算,以及依據成本核算項目明細,研究分析公司成本變動增減原因 |
2 | 現金核算 | l?各項借款報銷業(yè)務的核算 |
3 | 結算資金核算 | l?產品與備件的銷售收入核算與結算l?內部關聯交易核算與結算
l?各類銷售合同文本的審核、會簽及臺賬記錄 |
4 | 固定資產等核算 | l?固定資產、無形資產及減值準備的核算管理l?資產帳務管理:建立資產臺帳和檔案,審核批準經濟業(yè)務帳務處理,指導審核各類資產處置報告
l?資產盤點與清查:組織完成資產清查工作,對清查資產進行帳實核對,審核各類資產損失實際情況和證據,對損失資產提出意見 l?研究擬定折舊政策 |
5 | 存貨核算 | l?組織定期進行存貨的盤點工作 |
6 | 投資計價與收益核算 | l?投資項目資金的核算、支付與審核l?組織協(xié)調收取投資企業(yè)投資收益和資產租賃租金
l?組織簽訂租賃合同,進行資產租賃核算管理 |
7 | 利潤核算 | l?公司利潤的核算 |
8 | 負債核算 | l?公司負債的核算 |
9 | 權益核算 | l?所有者權益的核算 |
10 | 銀行出納/現金出納 | l?辦理現金收付往來業(yè)務和銀行結算業(yè)務l?貨幣資金以及銀行存款帳管理
l?現金支付和現金借款管理票據、收據和支票管理 |
11 | 財務報表編制 | l?依據集團公司股權比例,組織各控股子公司及所有分公司填報會計報表l?編制集團公司及核心企業(yè)報表
l?對報表進行審核,保證準確的反映公司的經營成果 |
Ⅲ | 財務管理(略) | |
Ⅳ | 公司理財(略) | |
Ⅴ | 財務戰(zhàn)略(略) | |
Ⅵ | 其他職能(略) |
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二、?財務職能定位與管控
對于集團公司的財務部門,可以根據部門的職能塊的劃分,針對下屬企業(yè)確定集團的職能定位,設計集團的管控維度與管控方式。
下面是財務部門職能定位與財務管控維度示例表:
集團財務部職能定位 | 管控維度 | 控股子公司 | 分公司 |
---|---|---|---|
財務管理體系 | l?財務管理制度、流程體系建立與控制l?財務政策的制定 | l?子公司執(zhí)行集團財務管理制度體系與重要政策l?集團財務部門提供業(yè)務指導與培訓 | l?分公司執(zhí)行集團財務管理制度體系與政策l?集團財務部負責制度體系的建立
l?集團財務部負責業(yè)務指導與培訓 |
會計核算與監(jiān)督 | l?會計核算體系建立l?會計核算業(yè)務 | l?子公司執(zhí)行集團的會計核算體系l?子公司自行負責會計核算業(yè)務
l?集團對會計核算進行稽核檢查 |
l?分公司執(zhí)行集團的會計核算體系l?集團統(tǒng)一管理會計核算業(yè)務 |
資金管理 | l?資金籌集l?資金收支與調度控制 | l?集團建議資金帳號 | l?集團對資金集中管理l?集團負責籌資、擔保
l?集團開立分公司二級帳戶,進行帳戶管理 |
資產管理 | l?資產清查盤點與評估、分析l?會同投資管理部門進行資產處置 | l?子公司負責所轄的公司的資產管理,確保資產保值增值,權限范圍內的資產處置權 | l?集團定期對資產清查盤點l?集團對資產使用效益進行分析
l?分公司負責所轄范圍內的資產管理 |
財務分析 | l?財務狀況分析 | l?子公司負責財務狀況分析 | l?集團合并財務報表l?數據集中,統(tǒng)一分析;提出改進意見 |
全面預算管理 | l?預算編制、審批、調整、執(zhí)行監(jiān)督 | l?子公司負責全面預算管理 | l?分公司負責本單位預算的編制l?集團進行預算審批與調整控制、執(zhí)行監(jiān)督與考核 |
財務人員委派 | l?財務人員的推薦/委派及撤銷、考核、調配 | l?對控股子公司的財務主管人員有確定權 | l?分公司財務機構人員歸屬集團財務部管理 |
稽核管理 | l?財務管理的全范圍與全過程 | l?子公司委托審計機構進行財務審計 | l?定期或不定期對分公司進行財務稽核 |
財務信息化管理 | l?集團總體財務信息化規(guī)劃、建設 | l?采用集團規(guī)劃的財務信息化系統(tǒng) | l?采用集團規(guī)劃的財務信息化系統(tǒng) |
三、?職能診斷
利用職能的思維導圖,可以進行部門職能診斷;了解部門職能工作內容與工作檢查,起到職能管理參照系的作用,了解職能體系中薄弱的地方,需要提升職能管理能力的地方。其診斷方式如下圖所示。
圖14:職能診斷方式圖
除了上述應用以外,職能設計思維導圖是指導員工對職能內容進行學習與積累的工具,按照清晰的邏輯結構進行知識積累與實踐。